Dosłownie każda firma ma obowiązek, aby rozliczać się z różnego rodzaju usług, faktur i wielu innych istotnych dokumentów, które nie tylko zapewniają pewne bezpieczeństwo organizacji, ale też jej prawidłowe funkcjonowanie. Duże przedsiębiorstwa, prawie zawsze prowadzą własny dział kadr i płac, gdzie kompleksowo prowadzi się działania z zakresu wynagrodzeń, dokumentacji dotyczącej pracowników oraz zawieranych umów. To także comiesięczne przeprowadzanie rozliczeń podatkowych, a także poszukiwania nowych zatrudnionych. Niekiedy, kadrowe usługi obejmują też działania motywacyjne dla innych pracowników oraz organizowanie istotnych dla rozwoju szkoleń.
Nieświadome osoby, które nigdy nie miały do czynienia z tym sektorem działań czasami myślą, że praca specjalisty ds. kadr i płac to wyłącznie podpisywanie, archiwizowanie i skanowanie dokumentów – nic bardziej mylnego! To o wiele więcej obowiązków, które są na tyle ważne, że to od nich często zależy prawidłowe funkcjonowanie oraz ogólny byt całej firmy.
Klarowny podział obowiązków
Śmiało można powiedzieć, że dział kadr i płac odpowiada za wszystko, co tylko dotyczy pracowników danej firmy. Istotne jest to, aby wszystkie inne działy funkcjonowały zgodne z prawnymi zasadami, dlatego muszą być one pod stałą kontrolą. Przepisy te dotyczą m.in. bezpieczeństwa zatrudnionych i całej firmy, chociażby z zakresu higieny pracy. Nie będzie zatem nadużyciem jeśli powiemy, że sukces firmy w dużej mierze zależy od działań pracowników kadrowych. Wysoka jakość ich usług spowoduje, że efektywność pracy będzie wysoka, a to z pewnością przełoży się także na zyski oraz zadowolenie wszystkich zatrudnionych. Dlaczego usługi tego typu są aż tak ważne?
Specjalista kadrowo płacowy
Kadrowe usługi, są tak naprawdę przez różne osoby, dlatego spotkamy się tam ze sporą różnorodnością stanowisk. Jako jeden z najważniejszych, jawi się jednak specjalista do spraw kadr. Jest to człowiek, którzy odpowiedzialny jest chociażby za prowadzenie i zarządzanie dokumentacją, a także prowadzeniem przeróżnych analiz firmy.
Nie da się ukryć, że to bardzo szeroki zakres obowiązków, natomiast głównym zadaniem jest pilnowanie dokumentacji, która dotyczy zatrudnionych już pracowników. To wszystko pozwala na to, aby po ewentualnym zakończeniu współpracy, możliwe było okazanie prawidłowych dokumentów, które to archiwizowane są nawet przez pięćdziesiąt lat. Dzięki wysokojakościowym usługom kadrowym, każdy pracownik ma prowadzone osobne akta, gdzie znajdziemy bardzo ważne umowy, wyniki badań lekarskich, zwolnienia chorobowe, a także urlopowe wnioski.
Ogromna odpowiedzialnoś
Nie wiele osób wie, że to właśnie dział kadr dba o naliczanie wynagrodzeń oraz o to, aby każdy pracownik otrzymywał swoje pieniądze w terminie. To ogromna odpowiedzialność, gdyż należy mieć tutaj na uwadze całą listę czynników. Aktualnie, praktycznie wszystkie firmy dokonują wypłaty bezpośrednio na konta bankowe pracowników, stąd niektórzy mogą otrzymywać je z pewnymi opóźnieniami – tego również muszą pilnować „kadry”. Co więcej, wszystko prowadzone działania muszą być zawsze zgodne z prawem pracy i jego przepisami, a to wymaga nieustannego śledzenia dynamicznych zmian na tym polu. Sporo firm, których nie stać na utrzymywanie takiego działu decyduje się na outsourcing kadrowo płacowy, gdyż jawi się to często jako rozwiązanie pozwalające na redukcję kosztów.
Za to również odpowiadają kadry. Ważne jest przy tym dokładne planowanie pracy, branie pod uwagę każdego pracownika z osobna. W dziale usług kadrowych należy więc wykazać się sumiennością oraz dokładnością, a także regularnością – ważne sprawy nie mogą być odkładane na później.
