Czym tak naprawdę są wirtualne biura? Pierwszą myślą jaka przychodzi na myśl, to biuro tylko z samej nazwy, no bo przecież, jak biuro może być wirtualne? A jednak takie biura istnieją i w dzisiejszych czasach i dobie internetu są bardzo popularne. W szczególności wśród: grafików, copywriterów, osób, które głównie pracują u klientów lub chociażby firm, które prowadzą swoją działalność głównie w systemie zdalnym.
Wirtualne biuro to nic innego jak wynajem powierzchni biurowej do prowadzenia działalności gospodarczej , bez konieczności jego użytkowania i naszej obecności w nim. Inaczej usługa polegająca na outsourcingu obsługi biurowej. Czy takie rozwiązanie jest opłacalne i pożyteczne? Dla wielu osób mogłoby się wydawać, że wirtualne biuro jest tylko stratą pieniędzy. Płacenie pieniędzy za biuro, z którego możemy nigdy nie skorzystać, ale czy na pewno?
Przede wszystkim wbrew ogólnemu myśleniu, wirtualne biura umożliwiają znaczną redukcję kosztów. Dlaczego? Przede wszystkim wirtualne biura są wynajmowane dla osób prowadzących własne działalności gospodarcze lub po prostu dla osób pracujących w domu (nawet w innej części kraju) , żeby mogły zarejestrować pod danym adresem swoją firmę lub na przykład skorzystać z funkcjonalności biura i odbyć w nim spotkanie (własne mieszkanie w którym pracujemy, nie zawsze służy pozytywnie naszym interesom i nie zawsze chcemy zapraszać klientów do naszego domu, a sala konferencyjna w naszym biurze może być do tego idealna). Dodatkowo nasze biuro może posiadać sekretarkę, numery telefonów, faxów i innych niezbędnych firmie potrzeb, a i to nie wszystko. Poza wynajmem adresu i możliwości posiadania miejsca spotkań, wiele firm zajmujących się takim wynajmem oferuje także usługi księgowe, wsparcie doradcze, rejestrację podmiotów gospodarczych , wyrabianie pieczątek i wiele innych usług związanych z codziennością prowadzenia biura. Ofertę wirtualnego biura znajdziemy na stronie https://www.wirtualne-biuro-jerozolimskie.pl - wirtualnego biura, które oferuje jeden z najbardziej rozpoznawalnych adresów w Warszawie.
Wiele osób prowadzących jednoosobowe działalności gospodarcze może ulokować swoją firmę w dowolnym miejscu. Pracując w Krakowie, możemy zarejestrować swoją działalność w Warszawie (w samym centrum miasta – czy to nie będzie wyglądać prestiżowo?) bo nasza strategia biznesowa skierowana jest do klientów w Warszawie, a co za tym idzie, lepiej będzie wyglądało, kiedy naszą firmę przedstawimy jako lokalną i klient będzie miał odczucie, że w każdym momencie jesteśmy dostępni, a to procentuje na naszą korzyść i zaangażowanie nie tylko nasze, ale i klientów. Sama świadomość współpracy w bliskim otoczeniu często sprzyja interakcjom w relacji klient – usługodawca.
Kolejnym ważnym elementem dla którego wirtualne biura są wykorzystywane to oczywiście kwestie finansowe i nie mówimy tutaj o kwestii opłacania lokalu, ale o kwestiach podatkowych. Miejsce w którym rejestrujemy naszą działalność jest też naszym miejsce do opłacania podatków. Może więc być ono zupełnie inne niż nasz adres zamieszkania. Czy to legalne? Oczywiście, ponieważ zgodnie z prawem rozliczamy się w miejscu zarejestrowania firmy (co było kwestią sporną i sprawa trafiła do sądu administracyjnego, ale sąd przyznał rację podatnikowi, a nie urzędowi – sprawa II FSK 3549/13).
Korzystając z wirtualnego biura możemy też w umowie z wynajmującym, zawrzeć klauzulę mówiącą o dostarczaniu bieżącej korespondencji i jej odbieraniu (bo w wirtualnym biurze mamy pracownika, który robi to za nas) i przesyłania nam na bieżąco skanów pism lub w jakikolwiek inny sposób otrzymywać odbieraną za nas pocztę. Wystarczy, aby w umowie, którą będziemy zawierać dodać taki zapis i informację jaka forma by nam odpowiadała. Dzięki czemu możemy zaoszczędzić nie tylko nasz czas na codzienne dojazdy do biura, ale także pieniądze związane z dojazdem do miejsca pracy, ponieważ pracować możemy w domu.
Zdarza się oczywiście też tak, że firmy, które zajmują się takim wynajmem biur wirtualnych oferują nam dodatkowo inne usługi biurowe. Nie chodzi tu tylko o kwestię związaną z funkcjonowaniem biura czyli pomocą asystencką, ale chociażby z obsługa księgową naszej działalności. Jest to bardzo przydatne w momencie kiedy prowadzimy jednoosobową działalność gospodarczą i nie musimy korzystać z usług kilku firm , a zwracamy się do jednej, która oferuje nam kompleksową pomoc i usługę. Praktyczne i oszczędne.
Biorąc pod uwagę wiele czynników, które są niezbędne do prowadzenia własnej firmy, wirtualne biura są przychylne przede wszystkim działalnościom jednoosobowym lub firmom zatrudniającym małą liczbę pracowników. Dzięki wirtualnym biurom możemy w dowolnym miejscu zarejestrować naszą firmę, zredukować koszty przeznaczone na wynajem powierzchni biurowej, korzystać z usług dodatkowych oferowanych przez wynajmujących, a także wiele innych aspektów związanych z wynajmem takiego biura. Warto więc przeanalizować kwestię związaną z takim rozwiązaniem, jeżeli myślimy o założeniu własnej działalności lub już taką posiadamy, a chcielibyśmy redukować koszty jej prowadzenia.
