Biznes na przestrzeni lat ulega zmianom. Widać to bardzo dokładnie, chociażby na przykładzie wkraczających do biznesu udogodnień i mód – często przychodzących ze Stanów Zjednoczonych. Z pewnością jedną z takich „mód” są biura wirtualne. Pomysł ten trafił do wielu przedsiębiorców i uznawany jest jako wygodny i bardzo komfortowy, a przede wszystkim przynoszący spore oszczędności.
Biuro wirtualne – idea
Jaka idea prześwietlała podczas tworzenia pierwszych biur wirtualnych ich twórcy? Zaobserwował on, że wielu przedsiębiorców i właścicieli firm nie potrzebuje biura do tego, aby wydajnie pracować. Nie każdy musi mieć własne biurko i własny gabinet. Wielu przedsiębiorców podróżuje po całym kraju, a nawet po świecie, a ważne sprawy załatwia przez Internet, wykorzystując komputer lub telefon. Często widzimy ludzi pracujących w tramwajach, pociągach, a nawet w samolotach. Wykonują oni swoją pracę, pomimo iż nie siedzą na firmowym fotelu w swoim biurze. Mimo to, potrzebują oni adresu dla swojej firmy, chociażby w celach rejestracyjnych. Tak powstała idea biur wirtualnych – miejsc, w których każdy przedsiębiorca, który nie potrzebuje biura do pracy każdego dnia, będzie mógł zarejestrować swoją działalność gospodarczą.
Dla kogo biuro wirtualne jest dobrym rozwiązaniem?
Biuro wirtualne nie jest oczywiście rozwiązaniem dla każdego przedsiębiorcy. Nie zainteresuje na pewno dużych przedsiębiorców, mających siedzibę tylko w jednym mieści. Jednak, z pewnością może to być dobre rozwiązanie dla wszystkich przedsiębiorców prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą, dla start – up’ów, a także dla przedsiębiorców zatrudniających pracowników w formie zdalnej (dziś jest to bardzo modna forma zatrudnienia). Każdy z takich przedsiębiorców nie potrzebuje stacjonarnego biura, które oczywiście jest sporym wydatkiem. Dlaczego? Biuro trzeba utrzymywać, sprzątać, płacić rachunki za media. Wynajem lokalu kosztuje sporo, zwłaszcza w dobrej lokalizacji. Zakup lokalu niektórym przedsiębiorcom, zwłaszcza małym, nie opłaca się w ogóle. Jeżeli już do tego dochodzi, trzeba doliczyć zakup wszelkich mebli. Wynajem biura wirtualnego do rejestracji firmy jest zatem bardzo sensowym rozwiązaniem, które zapewnia optymalizację kosztów.
Zalety wirtualnego biura
Po pierwsze, zyskujesz możliwość rejestracji firmy pod wynajętym adresem.
Po drugie, zyskujesz prestiżowy adres, który może zostać umieszczony na wizytówkach i wszelkich materiałach reklamowych.
Po trzecie, możesz korzystać z biur fizycznie.
Po czwarte, możesz liczyć na profesjonalną pomoc fachowców zatrudnionych w wirtualnych biurach.
Po piąte, masz do dyspozycji pomoc recepcyjną.
Po szóste, optymalizujesz koszty.
Wszystkie te zalety można rozpatrywać zarówno pod kątem wizerunkowym, jak i oszczędnościowym. Dla wielu młodych przedsiębiorców, połączenie budowania i wzmacniania wizerunku wraz z oszczędnościami, jest niezwykle ważne – pozwala, bez większego uszczerbku, dołączyć do najbardziej znanych firm w danej dziedzinie. Wraz z rozwojem firmy, możliwe jest przeniesienie się do biura stacjonarnego, chociaż wielu przedsiębiorców nie widzi realnej potrzeby rezygnacji z biura wirtualnego.
Biuro wirtualne – na co zwracać uwagę szukają biura?
Przede wszystkim osoba poszukująca powinna pytać o prawo własności do lokalu. Jeżeli firma wynajmująca biura nie jest właścicielem lokali, należy poprosić do dokument potwierdzający ich wynajem, a wiec umowę. Ważne jest również to, aby bardzo dokładnie doprecyzować zarówno ponoszone koszty, jak i zakres usług w ramach konkretnej oferty. Jeżeli zależy nam na wykwalifikowanym personelu, również warto to sprawdzić, podobnie jak zakres obowiązków i odpowiedzialności firmy prowadzącej biuro. Dodatkowo, warto sprawdzić opinie o firmie, np. w sieci. Nie wszystkim trzeba dawać wiarę (nieczyste zagrania konkurencji się zdarzają), lecz warto je przejrzeć, aby zorientować się, jaka jest ogólna opinia o firmie. Oczywiście nie zapominajmy o doborze naprawdę korzystnej lokalizacji. Liczy się nie tylko adres, ale również łatwość dojazdu, parking, punkty znajdujące się obok adresu wirtualnego biura. To wszystko jest ważne, jeżeli zdarzy się konieczność korzystania z biura fizycznie i zapraszania do niego klientów.
