W dzisiejszych czasach monitoring płatności jest dość popularnym procesem, który praktykuje wiele przedsiębiorstw. To właśnie one decydują o tym, jak będzie on wyglądał i do jakich kontrahentów oraz transakcji ma się odnosić. Obecnie wiele osób myli pojęcie monitoring płatności z windykacją, a to są naprawdę różne aspekty odnoszące się do płatności.
Monitoring płatności – na czym właściwie polega
Monitoring należności odnosi się do regularnego kontrolowania terminów płatności, które wynikają z wystawionych przez nas faktur VAT. Ten proces ma na celu przede wszystkim zmniejszenie ryzyka wystąpienia opóźnień w regulowaniu przez naszych kontrahentów należności. Kontrola płatności wykorzystywana jest w dzisiejszych czasach przed wiele przedsiębiorstw i jest naprawdę pomocna, jeżeli prowadzi się ją na bieżąco oraz w sposób rzetelny. Przegląd należności w wielu przypadkach jest procesem poprzedzającym rozpoczęcie windykacji, która podejmowana jest po wielu próbach przypominania kontrahentom o terminach zapłaty. Oczywiście pojawiają się sytuację, gdy mimo monitoringu płatności dochodzi do windykacji, która jednak kończy się w polubownym stylu.
Kontrola płatności dla każdej firmy
Jak już wiemy, monitoring należności pozwala każdemu przedsiębiorstwu utrzymać kontrolę nad stanem finansów, a tym samym znacznie polepsza płynność finansową firmy. Ten aspekt jest jednym z najważniejszych w przedsiębiorstwie bez względu na jego rodzaj. Podgląd należności szczególnie dużą popularnością cieszy się wśród firm, które wystawiają duża ilość faktur z odroczonym terminem zapłaty. Takie dokumenty sprawiają, że problemem jest zapanowanie nad nimi. Taki przedsiębiorstwom naprzeciw wychodzi przegląd należności. Ten sposób kontroli nam płatnościami jest również wykorzystywany w mniejszych przedsiębiorstwach, które wystawiają znacznie mniej takich dokumentów, jak faktury. W takich firmach kontrola płatności pomaga w zachowaniu porządku wśród dokumentacji oraz pozwala zachować terminowość wpłat otrzymywanych od kontrahentów. Proces przeglądu należności wbrew pozorom jest naprawdę ważny, ponieważ wszelkie nieuregulowane należności mogą zachwiać płynnością finansową danej firmy.
Pomoc w monitoringu płatności
Jak już wiemy monitoring płatności to nie proces windykacyjny, a więc wykorzystywane są tu dużo łagodniejsze narzędzia, a procesy mają znacznie spokojniejszy przebieg. Wbrew pozorom podgląd należności opiera się na wysyłaniu do kontrahentów różnego rodzaju telefonicznych czy mailowych przypomnień. Przekazuje się w nich takie informacje, jak to, że zbliża się termin płatności danych faktur, konieczność uregulowania faktur, numer konta do zapłaty czy adres kontaktowy w razie niejasności lub chęci zadawania pytań. Tak naprawdę kontakt z klientem można podejmować na różne sposoby, jednak obecnie do najpopularniejszych zalicza się głównie telefon oraz mail. Tak naprawdę do kontroli należności można stosować wszelkie działania, które wydają się danemu przedsiębiorstwu najbardziej skuteczne. W wielu większych przedsiębiorstwach do monitoringu należności tworzy się osobne komórki lub korzysta się z pomocy zewnętrznych firm.
Podgląd należności to wbrew pozorom bardzo ważny proces, który ma za zadanie znacznie poprawić płynność finansową przedsiębiorstwa. Kontrola należności może być prowadzona zarówno w niewielkich, jak i dużych firmach. Najczęściej wykorzystywanymi sposobami do przypominania kontrahentom o płatnościach jest kontakt telefoniczny oraz wiadomości mailowe.
